Angestellte verschwenden zu viel Arbeitszeit

Effektivitätscoachings bringen 32 % weniger Überstunden
„Wir lernen in der Schule alles Mögliche – aber nicht, wie wir uns organisieren“, erklärt Effektivitätscoach DI Peter Kurt Fromme, IBT Österreich Geschäftsführer. „Das Resultat: Jeder von uns ist pro Woche 2,5 Stunden mit Suchen beschäftig. Durch Arbeitsplatzorganisation kann man das auf ein Minimum reduzieren“, so Fromme weiter.

Um Arbeitsgewohnheiten in Unternehmen zu vergleichen, hat IBT International im Jahr 2000 begonnen, den White Collar Productivity Index (WPI) zu erheben. In den letzten fünf Jahren wurden z.B. in den USA Interviews mit rund 1.000 Angestellten in 30 Unternehmen aus den verschiedensten Branchen geführt. Die Auswertung des WPI USA (2000-2004) hat ergeben, dass sich der Zeitaufwand für das Bearbeiten von eMails von 4 auf 8,8 Stunden pro Woche mehr als verdoppelt hat, während die Zeit für die Bearbeitung konventioneller Post nur um 37 % auf 1,3 Std. zurückgegangen ist.

Die in ineffektiven Meetings verbrachte Zeit hat sich sogar auf 2,1 Wochenstunden verdreifacht. DI Peter Fromme erkennt diesen Trend auch in Österreich. „Wenn zunehmend Personal eingespart wird, erhöht sich das Arbeitspensum der verbleibenden Mitarbeiter stetig. Als Folge von Überlastung und Überforderung wird versucht, Verantwortung zu teilen, was sich in endlosen Besprechungen und zunehmender E-Mail-Flut äußert. Es wird also mehr kommuniziert aber oft weniger geleistet.“

Kostenpotential - Effektive Büroarbeit
PEP – das Persönliche Effektivitäts Programm von IBT soll diesem Problem Abhilfe verschaffen. Dabei geht es vor allem darum, das persönliche Arbeitsverhalten, die Arbeitsplatzorganisation sowie Zeitplanung und –management durch Gruppen- und Einzelcoachings direkt am eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. Der Erfolg gibt Fromme Recht: „Durchschnittlich sinken bei ‚gepepten’ Mitarbeitern die Überstunden um 32 %, die Routinearbeiten verkürzen sich um 45 % und die Infosuche kann um mehr als 60 % verkürzt werden.“ Auch was Besprechungen (- 66 %) und die E-Mail und Postbearbeitung (- 22 %) angeht, gibt es genügend Einsparungs- und Optimierungspotenzial in Unternehmen.

„Bisher wurde nur im Produktionsbereich nach Einsparungspotenzialen gesucht und diese wurden zu mehr als 90 % ausgeschöpft. Fast niemand denkt bei der Kosteneinsparung daran, im Bürobereich nach Optimierungen zu suchen“, zeigt sich IBT-Coach Mag. Carin Hallwachs verwundert. Und genau in diesem Bereich gibt es vom Sekretariat bis zum hohen Management genügend zu tun.

Wer als Experte von der Universität in den Beruf kommt, hat sicherlich gelernt, neues Wissen für sich persönlich schnell zu verarbeiten. Wie man dieses Wissen in der existierenden Ablauforganisation effektiv nutzt - Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information bereitzuhalten – wird weder in der Schule noch an der Universität gelehrt. Viele Manager beschäftigen sich zu mehr als 50 % mit Aufgaben, die sie delegieren könnten. So wird Zeit frei für die wirklich wichtigen Aufgaben.

PEP – Effizienz am Arbeitsplatz
Das in den USA entwickelte Konzept soll Mitarbeiter am Büroarbeitsplatz bei der Einteilung von Arbeitsplatz und –zeit unterstützen. Um effizienter zu arbeiten, sollte die „lästige“ Büroarbeit, die nur wenig Zeit in Anspruch nimmt, sofort erledigt werden. Und zwar am Besten in einem durch. E-Mails zu beantworten, den Anrufbeantworter abzuhören oder Antwortschreiben zu verfassen geht so schneller von der Hand und man hat danach Zeit, sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen.

Auch unerfreuliche und unangenehme Aufgaben zählen zum Arbeitsalltag und gehören sofort erledigt, Probleme gelöst, solange sie noch klein sind. Denn selten lösen sie sich in Luft auf.

Der Coach begleitet die Mitarbeiter an ihre Arbeitsplätze und erarbeitet mit ihnen Wege, die Leerläufe auszumerzen. So werden Doppel- und Dreifachablagen von Dokumenten abgeschafft, die Ordnerstruktur auf gemeinsam genutzten Laufwerken gemeinsam neu gestaltet und Arbeitsprozesse gestrafft.

Informationen zu IBT:
Das Institut für Beratung und Training ist der führende Trainingsanbieter für die Umsetzung effektiver Arbeitsmethoden direkt am Arbeitsplatz. IBT wurde 1984 in den USA gegründet und ist weltweit in mehr als 30 Ländern vertreten. IBT führt seit 1998 in Österreich PEP-Coachings in führenden Konzernen, mittelständischen Unternehmen und Behörden durch.

Durch die internationale Zusammenarbeit wird PEP laufend den Erwartungen und Wünschen der Kunden angepasst und auch für internationale Konzerne länderübergreifend gecoacht.

Zu den Trainingsschwerpunkten gehören sowohl Selbst- und Informationsmanagement als auch Zeit- und Zielmanagement. IBT steigert die Besprechungseffizienz, den Umgang mit Outlook oder Lotus Notes und unterstützt bei der Einführung gemeinsam nutzbarer Ablagesysteme in Papier oder EDV.

PEP-Coachings werden ausschließlich direkt im Unternehmen durchgeführt. Die Beratung am eigenen Arbeitsplatz mit mehreren Follow-Up-Trainings ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts.

Der PEP-Ansatz - drei Säulen zu höherer Effizienz am Büroarbeitsplatz:

* Persönliches Arbeitsverhalten - das ist der empirisch erworbene Arbeitsstil, die Art und Weise, die eigene Arbeit zu erledigen wie z.B. die tägliche Postbearbeitung in Papier und eMail, mit Arbeitsunterbrechungen und Störungen umzugehen oder Besprechungsorganisation etc.

* Arbeitsplatzorganisation - das ist die Struktur, wie das Umfeld des eigenen Arbeitsplatzes organisiert ist, wie z.B. Schreibtischordnung, Ablagesysteme, Hard- und Softwareausstattung etc.

* Zeitplanung und –management: persönlich und im Team, Kalenderführung, Prioritätensetzung und Delegationsverhalten

Der Erfolg ist messbar
Die benötigten Zeiten für definierte Aufgaben werden vor und nach dem Coaching erfasst. Die Differenz stellt die effektive Zeitersparnis für den PEP Teilnehmer dar. Als Beispiel dient ein Kunde aus der IT-Branche, die Teilnehmer sparen nach dem Training im Schnitt 6,2 Stunden pro Woche. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag, der nun für kundenorientierte und kreative Arbeiten zur Verfügung steht.