Ineffizienz im Büro kostet Milliarden

Durchschnittlich 84 Arbeitstage pro Jahr verschwendet

Unternehmer in Deutschland und Österreich verlieren jährlich rund 400 Milliarden Euro durch Unproduktivität. Die Zahl der unproduktiven Arbeitstage beträgt durchschnittlich 84 Arbeitstage pro Jahr. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Produktivitätsstudie.

Daraus ist ersichtlich, dass in der Produktivitätssteigerung am Arbeitsplatz enormes Optimierungspotenzial steckt – und zwar insbesondere am Büroarbeitsplatz! In den vergangenen Jahrzehnten wurde sehr viel Energie in die Optimierung von Industriearbeitsplätzen gesteckt, der Büroarbeitsplatz fiel dabei – im wahrsten Sinn des Wortes „unter den Tisch“.

Die durchschnittlich verschwendete Arbeitszeit beträgt in Österreich 37 % und hat mehrere Gründe. „Kommunikationsprobleme, schlechte Planung und Organisation, mangelnde Ausbildung, Schulung und Erfahrung sowie schlechte Führungsqualitäten des Managements sind die Hauptursachen für Ineffektivität im Unternehmen“, erklärt Effektivitätscoach DI Peter Kurt Fromme, IBT Österreich Geschäftsführer. Besser geführte Unternehmen sind produktiver, erzielen mehr Umsatzwachstum und sind letztendlich profitabler. Fromme: „Gerade bei den täglichen „Hilfsprozessen“ im Büroalltag sind viele kleine Zeitfresser versteckt. Durch die Eindämmung dieses Problems können Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Kürzere Arbeitszeiten und höhere Motivation bei den Mitarbeitern, da mehr Effizienz und Effektivität auch zu mehr Arbeitszufriedenheit führen!“

Unternehmen verzetteln sich in „Meetings“
Erschreckend ist, dass beispielsweise eine Vielzahl von Besprechungen aufgrund von erstaunlichen Mängeln bei der Organisation völlige Zeitverschwendung sind. So wird bei fast 50 % der geplanten Besprechungen vorher keine oder eine mangelhafte Tagesordnung erstellt und pünktlich an die Teilnehmer verteilt. Nur bei 27 % der Meetings sind die Teilnehmer vorbereitet und werden Protokolle erstellt. Bei 82 % der Besprechungen sind Teilnehmer unpünktlich oder erscheinen überhaupt nicht. Lediglich 12 % der Sitzungen enden mit klaren Festlegungen der nächsten Schritte inklusive Zeitplan und Zuständigkeiten.

Beinahe jedes Unternehmen legt größten Wert auf starke Vertriebstätigkeiten. Immerhin geht es darum, Produkte und Dienstleistungen gewinnbringend zu verkaufen. Dies hängt maßgeblich von der Vertriebskompetenz des Unternehmens ab. Verkäufer wenden aber den Großteil ihrer Arbeitszeit (32 %) für administrative Arbeiten auf. Nur ein Fünftel der Arbeitszeit wird für das aktive Verkaufen und Neukundenwerbung aufgebracht.

Erfolgspotenzial – Effektive Büroarbeit
Genau in diesem Bereich gibt es vom Sekretariat bis zur Chefetage genügend Einsparungs- und Optimierungspotenzial. PEP – das Persönliche Effektivitäts Programm von IBT - verschafft diesen Problemen Abhilfe. Dabei geht es vor allem darum, das persönliche Arbeitsverhalten, die Arbeitsplatzorganisation sowie Zeitplanung und –management durch Gruppen- und Einzelcoachings direkt am eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. „Durchschnittlich sparen ‚gepepte’ Mitarbeiter bei Besprechungen 66 % der Zeit ein. Routinearbeiten verkürzen sich um 45% und die Infosuche kann um mehr als 60 % verkürzt werden“, bestätigt IBT-Coach Mag. Carin Hallwachs.

Informationen zu IBT:
Das Institut für Beratung und Training ist der führende Trainingsanbieter für die Umsetzung effektiver Arbeitsmethoden direkt am Arbeitsplatz. IBT wurde 1984 in den USA gegründet und ist weltweit in mehr als 30 Ländern vertreten. IBT führt seit 1998 in Österreich PEP-Coachings in führenden Konzernen, mittelständischen Unternehmen und Behörden durch.

Durch die internationale Zusammenarbeit wird PEP laufend den Erwartungen und Wünschen der Kunden angepasst und auch für internationale Konzerne länderübergreifend gecoacht.

Zu den Trainingsschwerpunkten gehören sowohl Selbst- und Informationsmanagement als auch Zeit- und Zielmanagement. IBT steigert die Besprechungseffizienz, den Umgang mit Outlook oder Lotus Notes und unterstützt bei der Einführung gemeinsam nutzbarer Ablagesysteme in Papier oder EDV.

PEP-Coachings werden ausschließlich direkt im Unternehmen durchgeführt. Die Beratung am eigenen Arbeitsplatz mit mehreren Follow-Up-Trainings ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts.

Der PEP-Ansatz - drei Säulen zu höherer Effizienz am Büroarbeitsplatz:
1. Säule: Persönliches Arbeitsverhalten - das ist der empirisch erworbene Arbeitsstil, die Art und Weise, die eigene Arbeit zu erledigen wie z.B. die tägliche Postbearbeitung in Papier und eMail, mit Arbeitsunterbrechungen und Störungen umzugehen oder Besprechungsorganisation etc.
2. Säule: Arbeitsplatzorganisation - das ist die Struktur, wie das Umfeld des eigenen Arbeitsplatzes organisiert ist, wie z.B. Schreibtischordnung, Ablagesysteme, Hard- und Softwareausstattung etc.
3. Säule: Zeitplanung und –management: persönlich und im Team, Kalenderführung, Prioritätensetzung und Delegationsverhalten

Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt
Selten erreicht ein Coaching derart gleich gute Effekte für Mitarbeiter und Management: Durch den speziellen Trainingsansatz profitiert der Mitarbeiter  - und zwar durch gezieltes Einzelcoaching mit hohem Individualanteil. Das erlernte Wissen ist 24 Stunden anwendbar und daher hoch motivierend.

Aufgespürte Effektivitätspotenziale bringen dem Unternehmen unmittelbar höhere und messbare Produktivität  - eine echte win-win-Situation.

Der Erfolg ist messbar
Die benötigten Zeiten für definierte Aufgaben werden vor und nach dem Coaching vom Teilnehmer selbst erfasst. Die Differenz stellt die gewonnene Zeitersparnis für den PEP Teilnehmer dar. Als Beispiel dient ein Kunde aus der IT-Branche, die Teilnehmer sparten nach dem Training im Schnitt 6,2 Stunden pro Woche. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag, der nun für kundenorientierte und kreative Arbeiten zur Verfügung steht.